Suositustyöryhmän muodostavat tutkimusmenetelmien asiantuntijat ja aihealueen käytännön asiantuntijat siten, että aiheen asiantuntemus on monipuolisesti edustettuna. Työryhmässä tulisi olla kattava kansallinen edustus eri organisaatioista sekä perusterveydenhuollosta ja eri-koissairaanhoidosta. Riippuen laadittavan hoitosuosituksen aiheesta, tulisi työryhmää koottaessa huomioida eri ammattiryhmien edustus. Työryhmään kutsutaan mukaan myös kokemus-asiantuntija, mikäli suosituksen aihe on sellainen, että kokemusasiantuntijan mukana olo on mahdollinen ja suosituksen laadintaa edistävä.

On hyödyllistä, että ryhmässä on järjestelmällisen katsauksen laadinnan koulutuksen (esim. JBI:n CSR-koulutus tai Cochrane-koulutus) käynyt tai käyneitä henkilö(itä). Työryhmän kokoaminen voi alkaa joko Hotuksen tai Sukon aloitteesta. Yleensä työryhmään pyritään ensin löytämään puheenjohtaja, joka voi halutessaan osallistua työryhmän jäsenten ehdottamiseen. Suko hyväksyy suositustyöryhmän kokoonpanon. Työryhmän puheenjohtaja tai mentori kutsuu koolle ensimmäisen kokouksen, jossa työryhmä järjestäytyy ja sopii työnjaosta. Ensimmäisessä kokouksessa on mukana myös työryhmän mentori Hotuksen edustajana.

Suositustyöryhmälle nimetään mentori, joka osallistuu tarvittaessa työryhmän kokouksiin ja tukee työryhmää suosituksen laadinnassa. Suositustyöryhmien mentoreina toimivat pääasiassa Hotuksen tutkijat. Mentorina voi toimia myös hoitosuosituksen laadintaan aiemmin osallistunut henkilö, jolla on riittävä kokemus ja osaaminen hoitosuosituksen laadinnasta. Mentorin tehtävänä on varmistaa, että työryhmä noudattaa suositusten laadintaa koskevia ohjeita, sekä tarvittaessa ohjeistaa ja suuntaa työryhmän työskentelyä. Mentori voi myös toimia työryhmän jäsenenä ja olla konkreettisesti mukana suosituksen laadinnassa, mikäli työryhmän kanssa näin sovitaan.

Työryhmän puheenjohtaja allekirjoittaa yhdessä Hotuksen tutkimusjohtajan kanssa sopimuksen hoitosuosituksen laadinnasta ja sen aikataulusta. Lisäksi suositustyöryhmän jäsenet ilmoittavat Hotukselle sidonnaisuutensa erillisellä lomakkeella. Työryhmä keskustelee sidonnaisuuksistaan työskentelyn alkaessa ja mikäli suosituksen laadinnan aikana tilanne muuttuu, on asianomaisen henkilön informoitava muutoksesta puheenjohtajaa. Suositustyöryhmän puheenjohtajan tehtävänä on varmistaa, että mahdolliset sidonnaisuudet eivät muodosta estettä työryhmässä työskentelylle.

Työryhmän puheenjohtaja vastaa työryhmän työskentelystä ja työnjaosta sopimisesta. Puheenjohtajan vastuulla on työskentelyn eteneminen suunnitelman mukaisesti. Puheenjohtaja kutsuu työryhmän koolle kokouksiin ja huolehtii, että kokouksesta laaditaan muistio. Muistion laatiminen on tärkeää, koska se helpottaa muistamaan, mitä asioita tapaamisissa on käsitelty ja mitä niistä sovittu. Muistion laatiminen on myös matkakorvausten saamisen edellytys.

On suositeltavaa, että työryhmä valitsee keskuudestaan myös varapuheenjohtajan, joka voi jakaa käytännön tehtäviä (esim. kokousten järjestäminen, sähköisten työkalujen käyttöönotto ja ylläpito) puheenjohtajan kanssa. Mikäli työryhmä haluaa, voi varapuheenjohtajan tehtävät olla määräaikaisia ja tehtävässä voi toimia kukin työryhmän jäsen vuorollaan.

Suositustyöryhmän on tarkoituksenmukaista jakaa muita tehtäviä jäsenten asiantuntijuus huomioiden. Suosituksen konkreettisesta kirjoittamisesta vastaa yleensä 3–4 henkilöä. Kaikkien työryhmän jäsenten tulee kuitenkin osallistua aktiivisella työpanoksellaan suosituksen laadinnan eri vaiheisiin ja käsikirjoituksen kommentointiin. Työryhmä voi konsultoida laadinnan eri vaiheissa työryhmän ulkopuolisia asiantuntijoita. Työryhmä voi halutessaan myös muodostaa asiantuntijaryhmän työryhmän ulkopuolisista asiantuntijoista, jotka tarvittaessa tukevat omalla asiantuntijuudellaan suositustyöryhmää työskentelyn eri vaiheissa. Potilaan tai asiakkaan näkemys huomioidaan aina, kun suositusaihe sen mahdollistaa. Suositeltavaa on, että työryhmä pyytää kokemusasiantuntijan mukaan niihin kokouksiin, joissa pohditaan aiheen rajausta ja viimeistellään suosituslauseita.

Suositustyöryhmän suunnitellessa suositusten laadinnan aikataulua ja työnjakoa, on hyvä sopia säännöllisistä tapaamisista (esim. koko vuoden alustava kokousaikataulu), jotta työ edistyy suunnitellusti. Tapaamisten järjestämisessä sekä kirjoitustyössä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan erilaisia sähköisiä menetelmiä ja työskentelyalustoja. Kokousten järjestämiseen voi hyödyntää verkkokokoussovelluksia, kirjoittamiseen sähköisiä alustoja sekä viitteidenhallintaohjelmia. Kokouksen järjestäminen verkossa säästää aikaa ja kustannuksia, kun matkustamiseen käytetty aika voidaan käyttää työskentelyyn. Yhteisten työalustojen käyttö mahdollistaa sen, että kaikki osallistujat voivat muokata samaa tiedostoa reaaliajassa. Viitteidenhallintaohjelman käyttäminen helpottaa lähdeviittauksien ja lähdeluettelon tekemistä, sekä auttaa pitämään kerätyn tutkimustiedon järjestyksessä yhdessä paikassa. Näiden työvälineiden käyttöön liittyvää osaamista kannattaa jakaa työryhmän sisällä, jotta työryhmä voi hyödyntää niitä mahdollisimman tehokkaasti.

Hotus tarjoaa suositustyöryhmän jäsenille ilmaisen koulutuskokonaisuuden (koulutukset I–III). Kuhunkin koulutuspäivään sisältyy Hotuksen tarjoama lounas. Koulutuskokonaisuus etenee suositusten laadintaprosessin mukaisesti. Eri sisältöisiä koulutuspäiviä järjestetään neljä kertaa vuodessa (helmi-, touko-, syys- ja marraskuussa). Tarkemmat päivämäärät löytyvät suositustyöryhmien intrasta.

Koulutuksiin voi osallistua Hotuksen tarjoamana vain kerran, joten koulutukseen osallistuminen on hyödyllistä ajoittaa mahdollisimman tarkasti työryhmän etenemisen mukaisesti. Työryhmän tulee keskustella koulutuksiin osallistumisesta mentorin kanssa. Koulutuskokonaisuuden aiheet on kuvattu taulukossa 2. Ensimmäiseen koulutukseen voi osallistua koko työryhmä. Koulutukset II ja III on tarkoitettu työryhmän menetelmäosaajille. Koulutusten sisällöistä on laadittu myös videoluennot, joista koulutuksessa käsiteltyjä ydinasioita voi kerrata. Videot löytyvät niiden valmistuttua Hotuksen internetsivuilta.

Hotus maksaa järjestämistään koulutuksista aiheutuvat kohtuulliset matkakustannukset. Päivärahaa ei makseta koulutuksiin osallistumisesta.

Taulukko 2. Koulutusten aiheet

Hotus korvaa kohtuulliset matkakustannukset, jotka aiheutuvat työryhmän kokouksista ja osallistumisesta Hotuksen työryhmille järjestämiin koulutuksiin (maks. 3 koulutuspäivää). Työryhmän tapaamisesta koituvat matkakustannukset maksetaan matkalaskua vastaan ainoastaan kokousmuistioon merkityille työryhmän jäsenille sen jälkeen, kun työryhmän puheenjohtaja on toimittanut muistion sähköpostitse tai muuta sovittua sähköistä työskentelyalustaa hyödyntäen työryhmän mentorille. Muistio tulee myös liittää mukaan matkalaskuun. Muistiosta tulee ilmetä työryhmän nimi, kokoukseen osallistuneiden työryhmän jäsenten nimet, kokouspaikka ja ajankohta. Päivärahoja ei makseta työryhmien jäsenille koulutuksiin tai työryhmän kokouksiin osal-listumisista. Mikäli työryhmä lounastaa Hotuksen maksamana kokouksen aikana, lounaalle osallistuneiden nimet tulee eritellä laskun lisätietoihin. Hotuksen maksamista lounaista sovitaan kuitenkin aina etukäteen Hotuksen kanssa.

Matkalasku tehdään sähköisesti M2-ohjelmalla. Matkalaskun laatimista koskevat ohjeet löytyvät suositustyöryhmien intrasta. Matkaan liittyvät skannatut tai valokuvatut kuitit ja liput liitetään mukaan matkalaskuun. Hoitosuositustyöryhmien tapaamisia koskeviin matkalaskuihin liitetään mukaan myös kyseistä tapaamista koskeva muistio. Matkalaskun käsittelyyn (=tarkistus ja hyväksyntä) kuluu Hotuksella noin viikko, jonka jälkeen se lähetetään maksatukseen (Hotuksen ulkopuolinen taho). Suositustyöryhmien intrasta löytyy taulukko, josta voi tarkistaa asian etenemisen maksatuksessa.

Hoitosuositustyöryhmien intraan on koottu työryhmien työskentelyyn liittyviä tarkempia käytännön ohjeita (mm. sähköisen matkalaskun laadinta, matkalaskun maksatuspäivämäärät). Intraan kirjaudutaan Hotuksen sivujen (www.hotus.fi) oikeassa ylänurkassa sijaitsevan Kirjautuminen-valikon kautta. Työryhmän mentori toimittaa kirjautumisohjeet sekä intran käyttäjätunnuksen ja salasanan työryhmän jäsenille.